Política de Datos
En cumplimiento a lo dispuesto por la legislación colombiana respecto del tratamiento de información personal, nuestra institución educativa GIMNASIO YACARD S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 830.136.689-1, con domicilio en la carrera 65 # 170-85 de la ciudad de Bogotá D.C., representada legalmente por su rectora Yanedt de los Ángeles Cardozo López, por medio del presente documento dicta las directrices institucionales con base en las cuales se realizará el tratamiento de la información personal de su comunidad educativa y partes interesadas, atendiendo siempre al interés superior y derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes y a finalidades acordes con los principios legales y constitucionales que reglamentan la materia.
Declara correo electrónico institucional juridico@gimnasioyacard.edu.co y teléfono +57(1) 6704554.
A continuación, se exponen las principales definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias:
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos Personales Privados: Aquellos cuyo conocimiento es restringido al público.
- Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
- Datos Públicos: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible, que puede ser tratado por cualquier persona, sin necesidad de autorización para ello. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en el registro civil de las personas y aquellos contenidos en documentos públicos, en registros públicos, en gacetas y boletines oficiales y en sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita cuyo fin es informar al titular de los datos sobre la existencia de un manual de políticas de tratamiento que le será aplicable al procesamiento de su información.
- Transferencia: Envío de datos, dentro o fuera del territorio nacional, cuyo remitente y, a su vez, destinatario, es un Responsable del Tratamiento de Datos.
- Transmisión: Comunicación de Datos, dentro o fuera del territorio colombiano, cuyo remitente es el Responsable y su receptor es el Encargado del Tratamiento de Datos.
El marco legal y reglamentario aplicable al cual se sujeta Gimnasio Yacard S.A.S para el tratamiento de información personal es el siguiente:
- Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012
- Decreto Único 1074 de 2015
- Decretos Reglamentarios
- Jurisprudencia aplicable
- La presente Política para el Tratamiento de Información Personal
- Instructivo para el tratamiento de información personal
El Tratamiento de información personal deberá regirse bajo los siguientes principios:
- Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
- Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, temporal e informada al titular.
- Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y autodeterminado por el titular o por mandato legal o judicial.
- Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
- Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
- Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
- Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.
- Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.
En calidad de Titular de los datos personales, sus causahabientes, su representante y/o apoderados podrá hacer uso de sus derechos legalmente reconocidos a efectos de:
- Conocer íntegramente y de forma gratuita la información personal que están siendo objeto del tratamiento, así como a actualizarla, complementarla y rectificarla frente al Responsable o Encargado del tratamiento.
- Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud.
- Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley, Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gimnasio Yacard S.A.S.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de su información personal en el evento en que el tratamiento no se realice con sujeción a los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
- Los demás reconocidos en la Constitución y la Ley.
Gimnasio Yacard S.A.S., solicitará a los titulares de la información personal autorización previa e informada para su tratamiento. La autorización otorgada podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas. Para el Tratamiento de datos sensibles se deberá informar de manera previa al Titular cuales de los datos que están siendo recolectados tienen la calidad de sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
La autorización del tratamiento de información personal de niños, niñas y adolescentes será otorgada por sus representantes legales, los cuales deberán garantizar el derecho de ser escuchados y valorar su opinión, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender de la materia.
La vigencia del Tratamiento que realice Gimnasio Yacard S.A.S. sobre las bases de datos con información personal, está supeditada al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento antes señaladas, sin perjuicio de su conservación para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE
Para el efectivo ejercicio de sus derechos, a continuación, se detallan los procedimientos que los Titulares de información personal, sus causahabientes, su representante legal o apoderado, pueden adelantar ante Gimnasio Yacard S.A.S., para las consultas y reclamos relacionadas con el tratamiento de su información, a efectos de conocer, actualizar, rectificar o suprimir dicha información:
El titular de la información, sus causahabientes o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:
- Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación.
- Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta.
- Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.
- Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia en la que recibirá notificaciones.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 el término con el que cuenta Gimnasio Yacard S.A.S., para atender la consulta es de máximo 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de requerir más tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular, sus causahabientes o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince (15) de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:
- El reclamo deberá: i) incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación; ii) especificar de manera clara y expresa el motivo del reclamo; iii) acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los debidos soportes y, iv) indicar la dirección física o electrónica de correspondencia para notificaciones; v) Pruebas o soportes en los que funde su reclamo. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que Gimnasio Yacard S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 5 días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si vencido el término legal respectivo, el responsable y/o el encargado, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
ÁREA A CARGO DE LA ATENCIÓN DE
La dependencia responsable de recibir, atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello es la Secretaria académica, ubicada en:
- Carrera 65 # 170 – 85 de la ciudad de Bogotá D.C,
- Teléfono +57(1) 6718305
- Correo electrónico contabilidad@gimnasioyacard.edu.co.
Gimnasio Yacard S.A.S., podrá realizar modificaciones al presente documento en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con 10 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política.
La presente política se aprueba por el Representante Legal de Gimnasio Yacard S.A.S y estará vigente desde el 1 de junio 2015 en adelante.
